Organisatie van Ballonfiesta Barneveld wil vernieuwen en verjongen

Elk jaar ballonnen van over de hele wereld naar Nederland halen en een landgoed omtoveren tot een evenementenlocatie voor tienduizenden bezoekers? Je moet er misschien een klein beetje gek voor zijn. Maar de energie die je ervan krijgt, is nergens mee te vergelijken, zegt het bestuur van Ballonfiësta Barneveld, dat de komende jaren wil vernieuwen en verjongen.

Het is een winderige januariochtend. Landgoed De Schaffelaar is verlaten, op een groep ganzen na die over de Koewei waggelt. “Kijk”, zegt Jack de Jong, “Het is toch bijna niet voor te stellen dat hier in augustus weer tenten en tribunes staan en je stromend water en elektriciteit hebt?”

Vier dagen vol geluk
Ook al is hij al 13 jaar voorzitter van het Barneveldse ballonfestival, wennen doet het nooit. Nog altijd kan hij ervan genieten als hij vier ballonavonden lang de Koewei ziet volstromen. De netwerkende ondernemers op het terras, gezinnen rond de Koewei met hun bingokaart in de aanslag om de eerste special shapes te spotten. “Dan denk ik ieder jaar weer: wat is dit speciaal.”

Waar de Ballonfiësta voor bezoekers een avondje uit is, zijn De Jong en zijn mede-bestuursleden al maanden in touw om het evenement mogelijk te maken. Afstemmen met instanties, vergunningen aanvragen, verzekeringen regelen, vrijwilligersteams aansturen; er komt veel kijken bij het organiseren van zo’n groot publieksevenement. “We starten al in september met voorbereidingen voor het nieuwe jaar”, lacht secretaris Arie van Herk, die al sinds 2003 in het bestuur zit.

Richard van der Zande - in het dagelijks leven eigenaar van Elstar Catering - is nog zo’n drijvende kracht. In de winter onderhandelt hij onder meer met internationale ballonteams en plant hij het tussenprogramma. In de aanloop naar het evenement is hij de spil in het coördineren van alle facilitaire zaken en stuurt hij een bouwploeg van 12 vrijwilligers aan. “Tribunes, tenten, bruggen, verlichting aggregaten, dranghekken, reclameborden langs de weg; het komt er niet vanzelf”, lacht Van der Zande. “Maar denk ook aan de brandblussers en het gas voor de ballonnen: ik sluit per jaar zo’n 40 contracten met leveranciers voor de Ballonfiesta.”

Half miljoen voor goede doel
Wat motiveert de bestuursleden om daar belangeloos hun tijd in te stoppen? “Voor mij hoort de Ballonfiësta gewoon bij Barneveld”, zegt Gerard de Roller. “Het is een uniek en laagdrempelig evenement voor jong en oud, waar je met je neus bovenop de actie zit. Er genieten duizenden mensen van op de Koewei en nog een veelvoud daarvan langs de weg of vanuit hun eigen achtertuin. En dan gaat een deel van de opbrengst ook nog eens naar maatschappelijke doelen. Wist je dat we in de afgelopen twintig jaar bijna een half miljoen euro hebben weggegeven?”

Nadat de Barnevelder in 2017 zijn rookworstenbedrijf verkocht, trad hij toe tot het bestuur, stortte hij zich op de sponsorwerving en bouwde hij aan een ambassadeursteam dat bedrijven enthousiasmeert om het event te steunen. “De hele week golfen of in de tuin werken is niets voor mij”, grijnst De Roller. “In deze rol kan ik mijn ervaring, netwerk en commerciële vaardigheden blijven inzetten en spreek ik elke week ondernemers. Dat geeft me veel energie.”

Verjongen met oog op de toekomst
Inmiddels komt zijn 70e verjaardag echter in zicht. Een leeftijd die Van Herk en De Jong al gepasseerd zijn. “We voelen ons allemaal nog fit en vitaal, maar met het oog op de continuïteit van Ballonfiesta Barneveld willen we het bestuur de komende jaren wel verjongen”, zegt secretaris Arie van Herk. “Door daar nu al mee aan de slag te gaan, kunnen nieuwe bestuursleden eerst meelopen en meekijken voor ze het stokje overnemen”, vult Richard van der Zande aan. “Het liefst willen we zo snel mogelijk nieuwe kandidaten inwerken, want als een of meerdere bestuursleden onverhoopt noodgedwongen moet stoppen zijn we kwetsbaar en kan het uiteindelijk zelfs het einde van het evenement betekenen.”

Nieuwe generaties brengen ook nieuwe ideeën mee, geeft voorzitter Jack de Jong aan. “Ballonfiesta Barneveld is een sterk evenement en tegelijkertijd moeten we steeds met de tijd mee blijven gaan. Daarom is het belangrijk dat er mensen meedenken die zijn opgegroeid in een digitale wereld en snappen hoe we kunnen inspelen op veranderende behoeften van bezoekers, vrijwilligers en sponsoren.”

Volop kansen voor en achter de schermen Het eerste schaap? Dat is al over de dam, in de vorm van Patrick de Blécourt. “Ik kwam al jaren op de Ballonfiësta en genoot er altijd van. Je spreekt je vrienden en bekenden weer na de vakantie, de sfeer is ontspannen. Het leek me best leuk om me daarvoor in te zetten, maar niet per se achter de kassa of een andere praktische rol tijdens het evenement. Dat ik gevraagd werd voor het bestuur was een verrassing, maar ik ben nu inmiddels een jaartje tweede secretaris en het is ontzettend leuk om te doen.”

De mobiliteitsadviseur bij Ford Broekhuis hoopt dat de komende tijd meer jongvolwassenen zich aansluiten bij het team van Ballonfiësta Barneveld. Tegelijkertijd liggen er ook volop kansen voor ondernemers die hun bedrijf hebben verkocht of zich meer maatschappelijk willen inzetten, geeft De Roller aan. “Je komt hier in een rijdende trein terecht. Een professionele organisatie waar je je creativiteit en ondernemerschap volop kwijt kunt!”

Dat is ook de ervaring van penningmeester Theo Hartgers, die al zo’n tien jaar lang de leveranciers betaalt, facturen naar sponsoren stuurt, de boekhouding uptodate houdt en bijvoorbeeld regelt dat je tijdens het evenement bij de entree van de Koewei kunt pinnen. “Ik doe het altijd met veel plezier. Al met al kost het me denk ik zo’n 5 uurtjes per maand, mede doordat we zoveel geautomatiseerd hebben. En tijdens de Ballonfiesta loop ik natuurlijk de hele dag op de Koewei rond, maar dat is ook gewoon hartstikke gezellig. Over de financien hoef je je als potentieel bestuurslid in ieder geval geen zorgen te maken. We zijn kerngezond en hebben genoeg reserves om een eventueel slecht jaar op te vangen.

Elk jaar zetten meer dan 100 vrijwilligers - van bestuursleden tot ambassadeurs en van coordinatoren tot assistenten - zich in voor Ballonfiësta Barneveld. Lijkt het jou ook leuk om in het bestuur of in een andere (coördinerende) rol bij te dragen aan Ballonfiësta Barneveld? Of ken jij iemand voor wie dat wat zou zijn? Stuur dan een mailtje naar info@ballonfiestabarneveld.nl.